Media dan Metode Pencatatan #RBP2

Melanjutkan pembahasan saya mengenai pencatatan RPB, kali ini akan memaparkan media yang digunakan untuk mencatat seluruh pengeluaran dan sekaligus metode pencatatannya. Semua dilakukan atas inisiatif pribadi dan dilakukan dengan cara biasa. Tak jauh beda seperti Ibu-ibu yang mencatat untuk kebutuhan belanjanya, hihihi *dijewer anggota paguyuban Ibu-ibu. Jadi, tidak ada yang rumit dari kedua bahasan ini, apalagi spesial. Tidak. Oh iyah, kalau belum nyambung, bisa dibaca pembahasan sebelumnya. Jika sudah, saya akan langsung memulainya dari:

MEDIA PENCATATAN

Saya memerlukan tiga media untuk mencatat setiap pengeluaran yang ada. Masing-masing memiliki fungsi dan kegunaan tersendiri.  Namun, ketiganya masih saling terkait satu sama lain. Pertama, saya menggunakan kertas polos ukuran B5. Kedua, menggunakan buku besar dan yang ketiga, memanfaatkan lembar kerja di Microsoft Excel. Berikut masing-masing penjelasannya:

1. Kertas B5

Untuk pertama kalinya pengeluaran saya catat pada kertas kosong. Karena dalam satu hari terdapat sekurang-kurangnya dua transaksi, yang meliputi kebutuhan pokok, yaitu makan. Dan selebihnya kadang tidak menentu. Yah, tergantung kebutuhan yang diperlukan pada hari itu. Jadi untuk mengingatnya, saya mencacat sementara pada media ini.

*) Abaikan tintanya, haha.

Itu beberapa tumpukan kertas yang sudah saya gunakan dan seluruhnya bolak-balik berisi rekapan sementara. Mulanya saya langsung memindahkan ke buku besar, tapi daripada pencatatannya ribet dan tidak dalam satu waktu. Jadi sementara saya catat dulu dan kemudian barulah dipindah secara bersamaan, dalam satu periode/hari.

2. Buku Besar

Setelah dicatat menggunakan media pertama, selanjutnya dipindah ke Buku Besar. Buku besar di sini berbeda dengan istilah di akuntansi. Jadi bukan Jurnal Buku Besar. Kalau di sini disebut buku besar melalui kriteria fisik (iyah, karena bukunya besar, hihi). Biasanya saya lakukan ketika malam hari. Kalau sebelumnya saya tulis asal-asalan, maksudnya asal dicatat saja, tak peduli tulisannya gak jelas, atau mencong sekalipun, asalkan saya sendiri bisa mengerti. Ah, mau bilang tulisan jelek susah amat, Cho!. Iyah, setelah itu dipindahkan ke buku besar, dengan mulai memperhatikan kerapian pencatatannya. Pret, masih amburadul.

*) Buku besar

 
*) Rekapan di buku besar

Oh iyah, kalau dicermati kolomnya bertulisan Debet dan Kredit. Itu tidak menginformasikan kedudukan secara akuntansi, yah. Lagi-lagi, tidak. Jadi tidak berarti harus seimbang antara debet dan kredit. Sementara saya hanya memfungsikan kolom debet untuk mengisi BBR dan Kredit untuk BPKnya. Karena bukunya sudah tercetak seperti itu. Haha, belinya yang begituan.

3. Lembar Kerja (Excel)

Media ini saya gunakan untuk mencatat nominalnya saja. Yah, sekedar untuk memudahkan dalam penjumlahannya. Sedangkankan kalau intuitif, resiko ada kesalahan. Kalaupun menggunakan kalkulator juga agak repot dan lama. Biar lebih mudah dan memastikan hasil perhitungan datanya valid, jadinya saya menggunakan excel untuk menghitungnya.

*) Salah satu contoh, di perioede November 2013

Perbedaan warna pada sel tertentu, itu karena saya atur menggunakan “Conditional Formatting”. Kalau dimasukkan nominal di atas atau sama dengan Rp. 10.000,-, maka selnya akan berwarna lebih gelap. Tidak ada kekhususan sih, hanya saja membuat pembeda dari nominal di bawahnya. Biar terlihat mencolok pengeluaran yang membengkak.

METODE PENCATATAN

Seperti yang sudah saya singgung di atas, proses pencatatannya tidaklah rumit, sederhana sekali. Mungkin lebih tepatnya sudah saya sampaikan di penjelasan “Media Pencatatan”. Tetapi, di sini saya ingin membahas mengenai alur pencatatan di excelnya dan terakhir dari hasil akhir Laporan RBPnya.

Ok, rumus yang paling banyak digunakan di sini adalah SUM. Semua pengeluaran dijumlahkan berdasarkan tanggalnya. Berapapun nominal pengeluarannya, tetap akan dijumlah  sesuai periodenya. Setelah akhir bulan, kemudian di jumlah secara keseluruhan dan hasilnya adalah total kotor RBP/bulan.

Saya sebut kotor, karena di dalamnya masih terdapat biaya sewa kos. Dan saya anggap itu sebagai biaya wajib, di luar pengeluaran atas kebutuhan pribadi. Tetapi, biaya sewa kos masih termasuk dalam pengeluaran BPK. Hanya saja total bersih dihitung untuk melihat sejauh mana pengeluaran saya, di luar biaya sewa kos. Kalau saya kasih contoh perihitungannya seperti ini:

*) Tanggal 07 November dan seterusnya juga dijumlahkan

Ada kondisi mana kala saya tidak sedang berada di Malang. Iyap, ketika mudik. Otomatis tidak ada pencatatan sama sekali. Lawong nggak ada transaksi, yah. Karena RBP secara khusus hanya mencatat pengeluaran selama berada di Malang, termasuk ongkos transportnya dari rumah atau sebaliknya. Sehingga pada kolom di atas, saya kosongkan dengan memberikan penanda seperti di bawah ini:

*) Ini edisi mudik begitu, hhehe

Pada saat mendekati akhir bulan. Mulai dilakukan pengelompokan dari jumlah RBP dan juga BPK. Yang menjadi acuan saya di sini adalah Buku Besar. Dan, biasanya saya pertama kali menjumlahkan seluruh BBR terlebih dahulu. Jika hasilnya sudah diperoleh, barulah tinggal mengurangi total RBP dengan BBR. Maka hasilnya berarti total BPK. Bisa dipahami, Kan?, ok sip!.

*) Ini contohnya masih di bulan November 2013,

waktu itu sempat jualan pulsa juga, haha. *tutup lapak :D

Selanjutnya, apabila sudah masuk akhir tahun. Seperti tahun 2013 kemarin (2012 tidak bisa mewakili cerita, karena hanya mulai dari bulan Desember 2012, saja), seluruh total RBP di setiap periodenya dikelompokkan dalam tabel berikut ini:

*) Total RBP setiap bulannya

Untuk memudahkan mengambil jumlah RBP setiap bulannya. Tidak memasukkan secara manual, tetap lebih mudah dengan memberi nama pada cell total RBPnya. Tinggal klik cell tersebut, dan di pojok kiri atas ada “Name Box”, tetap disebelah kiri “Formula Bar”. Kalau saya contohkan misal seperti ini:

*) Misalkan saya memberinya nama: totaljan (jan, berarti Januari)

*) Tinggal memanggilnya saja: =totaljan (nilai pada sel tersebut akan muncul)

Kalau suatu ketika ada perubahan, nilainya otomatis mengikuti perubahan tersebut. Biar tidak repot bolak-balik menggantinya. Kalau nginputkan manual juga jauh lebih merepotkan dan lama. Ok, sampai tahap ini sudah diketahui total RBP perbulannya. Tinggal pengelompokan antara BBR dan RBP. Nanti hasilnya akan tertuang pada pembahasan tabel.

LAPORAN AKHIR TAHUN

Dari rentenan pencatatan yang saya lakukan, di setiap akhir tahun (ah, baru tahun kemarin mencatat penuh). Berikutnya membuat laporan akhir tahun, yang mencakup keseluruhan pengeluaran yang ada. Sehingga laporannya kian mengerucut dan menjadi sebuah angka yang hanya mewakili total pengeluaran setiap bulannya. Ini semakin memudahkan saya untuk mengetahui secara menyeluruh. Laporan tersebut berupa tabel dan grafik. Kalau saya urai menjadi:

1. Tabel

Menginformasikan rekapan selama satu periode atau di akhir tahun. Berdasarkan besarnya kebutuhan BBR dan BPK. Diperoleh dari satu periode, yang dalam hal ini periode per-satu bulan. Secara urut mulai dari Januari, Februari, Maret dan seterusnya, sampai dengan bulan Desember. Informasi yang dapat dibaca melalui nominal hasil akhir di setiap periodenya dan akumulasi keseluruhan selama satu periode penuh. Baik rincian Biaya Belanja Rutin (BBR), maupun dari Biaya Penunjang Kebutuhan (BPK). Seperti nampak pada tabel di bawah ini:

*) Tabel RBP

Oh iyah, pada poin keenam yang sebelumnya perna saya sampaikan, mengenai maksud penggunaan warna pada tabel di atas. Bahwasanya, warna pada baris tidak mempunyai arti khusus, hanya untuk membedakan. (seperti penjelasan di sini). Tetapi perhatikan, bulan September warna selnya coklak, karena bulan itu adalah kelahiran saya. Jadi sesuai warna kesukaan saya. *halah, abaikan.

2. Grafik

Terakhir saya juga membuat Laporan RBP akhir tahun dalam bentuk grafik. Hanya untuk melengkapi penyampaian laporan akhir tahunnya saja. Agar semakin mudah dianalisa. Selain itu juga memudahkan melihat pergerakan dari naik turunnya pengeluaran di setiap bulannya. Secara kualitatif biar mudah saya bandingkan, antara periode sebelumnya, berikutnya dan juga dari keseluruhan datanya.

*) Grafik RBP

Grafiknya di atas belum menunjukkan informasi apapun. Saya cuma ambil contohnya saja, masih kosongan dan belum diberi nilai. Sebenarnya ada satu lagi yang berupa catatan. Hanya saja isi dari catatan itu, tidak akan sama setiap tahunnya. Di mana isinya menjelaskan sesuatu yang mendukung pelaporan RBPnya saja.

***

Iyah, kurang lebihnya seperti itu. Mudah, kan?. Mungkin ada yang mengatakan ribet. Iyah, karena sebagian besar pencatatannya dilakukan secara manual. Masih saya salin satu persatu di buku besar. Karena itu merupakan bukti fisik yang paling dijadikan acuan, dalam menunjukkan setiap rupiah pengeluaran saya. Entah, dibelanjakan untuk apa, semua ada bukti tertulisnya. Bukti berdasarkan struk pembelian dan pengambilan di ATM juga ada. Seperti ini:

Saya memang sengaja tidak mencatat RBP di excel saja. Meski jauh lebih efektif dan praktis, tinggal ketik dan masukkan nominalnya, beres. Pada awalnya berniatan seperti itu. Saya juga sudah pernah membuat format kolomnya. Tapi tak lama kemudian saya kembali berfikir, kalau pencatatan di excel mudah ganti dan dirubah angkanya. Jadi saya memilih menggunakan buku besar untuk mencatatnya.

Kan, di buku besar juga bisa diganti, Cho?, tentu masih bisa. Tapi setidaknya meninggalkan bekas, dan akan ada baris yang kosong. Kalau di excel tidak akan berbekas sama sekali. Tinggal klik kanan - delete, selesai. Meskipun kalau ada kesalahan juga dilakukan pengapusan, tapi itu dilakukan saat pencatatan dibukukan, bukan setelah beberapa hari berlalu dan tentunya berbada pengertian dari yang saya contohkan di atas. Karena itu bagian dari perbaikan saja.

Akhir kata, cukup sekian yang bisa saya sampaikan. Alah, kayak apa saja. Iya, biar ada penutupnya, hhehe. Tanpa bermaksud lain, saya mulai membiasakan melakukan ini semua. Menyenangkan sekali, tidak perlu dibebani apapun. Ngalir saja, semua tinggal dicatat secara menyeluruh. Tidak berusaha menutup-nutupi, apalagi berniatan memanipulasinya. Karena pada prinsipnya kejujuran itu penting. Ok, cukup.

NB: Semua media dan metode pencatatannya dilakukan berdasarkan keterbatasan kemampuan penulisnya. Iyah, iyah, saya pemirsa. Jadi, mohon jangan disamakan dengan perhitungan secara akuntansi loh, yah. Jauh, ini hanya pembukuan sederhana saja. Ingat, isi poin ke-15 dan 16, silahkan bisa dibaca ulang di ini. *sungkem sama para Akuntan

Richo A. Nogroho

Malang, 09 Juli 2014

Rabu, 09 Juli 2014 / 84 Komentar / Label : RBP